POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ

1. Introduction

léveillée CPA inc. (« nous », « notre » ou « nos ») s’engage à protéger la vie privée et la confidentialité des renseignements personnels qui nous sont confiés par nos clients, les visiteurs de notre site Web et toutes les personnes qui interagissent avec nos services. La présente Politique de confidentialité décrit la façon dont nous recueillons, utilisons, communiquons, conservons et protégeons vos renseignements personnels conformément aux lois applicables en matière de protection de la vie privée, notamment :

• La Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du Québec, telle que modifiée par la Loi 25 (Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels)
• La Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) du Canada
• La Loi canadienne anti-pourriel (LCAP)
• Les exigences de conformité en matière de messagerie A2P 10DLC des États-Unis

La présente politique s’applique à tous les renseignements personnels recueillis par l’entremise de notre site Web (www.leveilleecpa.com), de notre bureau, de nos formulaires électroniques, de nos services de messagerie SMS/texto et de tout autre moyen par lequel vous nous transmettez des renseignements personnels.

2. Responsable de la protection des renseignements personnels

Conformément à la Loi 25 du Québec, nous avons désigné un responsable de la protection des renseignements personnels au sein de notre organisation :

Le responsable est chargé d’assurer la conformité aux lois applicables en matière de protection de la vie privée, de traiter les demandes d’accès, de gérer les plaintes relatives à la vie privée et de superviser la protection des renseignements personnels tout au long de leur cycle de vie.

3. Renseignements que nous recueillons

Nous pouvons recueillir les types de renseignements personnels suivants, selon la nature de notre relation avec vous et les services que vous demandez :

3.1 Renseignements que vous nous fournissez directement

• Nom complet (prénom et nom de famille)
• Adresse postale et adresse résidentielle
• Numéro(s) de téléphone, y compris le numéro de téléphone mobile
• Adresse courriel
• Date de naissance
• Numéro d’assurance sociale (NAS) et autres numéros d’identification fiscale
• Renseignements financiers (revenus, dépenses, coordonnées bancaires, informations sur les placements)
• Renseignements sur l’emploi
• Renseignements sur l’enregistrement de l’entreprise (numéro d’entreprise, statuts constitutifs)
• Renseignements nécessaires à la préparation des déclarations de revenus et des états financiers
• Tout autre renseignement que vous nous fournissez volontairement dans le cadre de nos services

3.2 Renseignements recueillis automatiquement

Lorsque vous visitez notre site Web ou interagissez avec nos formulaires électroniques, nous pouvons recueillir automatiquement :

• Adresse IP et localisation géographique générale
• Type de navigateur et système d’exploitation
• Pages visitées et temps passé sur notre site Web
• Adresses des sites Web référents
• Témoins (cookies) et technologies de suivi similaires (sous réserve de votre consentement, tel que requis par la Loi 25)

3.3 Renseignements provenant de tiers

Nous pouvons recevoir des renseignements personnels de tiers avec votre consentement, notamment de l’Agence du revenu du Canada (ARC), de Revenu Québec, d’institutions financières et d’autres professionnels participant à la prestation de nos services.

4. Fins de collecte, d’utilisation et de communication

Nous recueillons et utilisons vos renseignements personnels uniquement aux fins suivantes :

• Fournir des services professionnels de comptabilité, de fiscalité, de tenue de livres, de préparation d’états financiers, de conseil (y compris des conseils spécialisés pour des transactions complexes telles que les fusions et acquisitions, le financement et la restructuration) et des services connexes
• Communiquer avec vous au sujet de votre dossier, de vos rendez-vous et de nos services
• Vous envoyer des rappels et des confirmations de rendez-vous par SMS/texto (avec votre consentement exprès)
• Vous envoyer des avis sur les délais fiscaux et des mises à jour réglementaires importantes par SMS/texto (avec votre consentement exprès)
• Vous envoyer des messages marketing et promotionnels concernant nos services par SMS/texto (avec votre consentement exprès distinct)
• Vous représenter auprès des organismes gouvernementaux (ARC, Revenu Québec) tel qu’autorisé
• Traiter les paiements et gérer la facturation
• Respecter les obligations légales et réglementaires, notamment les normes professionnelles de l’Ordre des comptables professionnels agréés du Québec (CPA Québec)
• Améliorer notre site Web, nos services et l’expérience de nos clients
• Répondre à vos demandes et requêtes

Nous n’utiliserons pas vos renseignements personnels à des fins autres que celles énoncées ci-dessus sans obtenir votre consentement préalable, sauf si la loi le permet ou l’exige.

5. Consentement

Nous recueillons, utilisons et communiquons vos renseignements personnels avec votre consentement libre, éclairé et exprès. En nous fournissant vos renseignements personnels, vous consentez à leur collecte, utilisation et communication telles que décrites dans la présente Politique de confidentialité.

Pour les services de messagerie SMS/texto, nous obtenons votre consentement explicite et distinct par l’entremise de formulaires Web sécurisés intégrés à notre site Web. Les cases à cocher de consentement sur nos formulaires ne sont jamais présélectionnées par défaut. Vous devez activement et manuellement cocher chaque case de consentement pour indiquer votre accord. Le consentement aux messages transactionnels (non marketing) et le consentement aux messages marketing sont recueillis comme des sélections de consentement distinctes et indépendantes. Chaque enregistrement de consentement, incluant l’horodatage, l’adresse IP de l’appareil utilisé et la catégorie de consentement sélectionnée, est conservé de manière sécurisée à des fins d’audit et de conformité.

En fournissant votre numéro de téléphone mobile et en cochant la case de consentement applicable, vous confirmez que vous êtes le titulaire du compte ou l’utilisateur autorisé de ce numéro de téléphone mobile.

Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment en communiquant avec notre responsable de la protection des renseignements personnels aux coordonnées indiquées ci-dessus, ou en suivant les instructions de désabonnement fournies dans nos communications (p. ex., en répondant STOP à tout message texte). Le retrait de votre consentement pourrait affecter notre capacité à vous fournir certains services.

6. Confidentialité des messages SMS/texto

Lorsque vous consentez à recevoir des messages SMS/texto de léveillée CPA inc., les dispositions suivantes s’appliquent :

6.1 Non-partage des informations mobiles

6.2 Types de messages

Nous pouvons envoyer les types de messages texte suivants, en fonction de vos sélections de consentement spécifiques :

• Messages transactionnels / non marketing : Rappels et confirmations de rendez-vous, avis sur les délais fiscaux, mises à jour liées au compte et notifications de service.
• Messages marketing / promotionnels : Informations sur nos services, offres spéciales, promotions fiscales saisonnières et autre contenu promotionnel.

6.3 Désabonnement

Vous pouvez vous désabonner des messages SMS à tout moment en répondant STOP à tout message que vous recevez de notre part. Vous pouvez également envoyer AIDE pour obtenir de l’assistance ou nous contacter directement à info@leveilleecpa.com ou au +1 438 802 0323.

6.4 Fréquence des messages et tarifs

Vous pouvez recevoir jusqu’à 10 messages par mois selon vos interactions avec notre bureau et les délais fiscaux applicables. Des frais standard de messagerie et de données de votre opérateur sans fil peuvent s’appliquer.

6.5 Collecte du consentement SMS

Le consentement SMS est recueilli par l’entremise de formulaires Web sécurisés intégrés à notre site Web. Les enregistrements de consentement, incluant l’horodatage, l’adresse IP et la catégorie de consentement sélectionnée, sont conservés de manière sécurisée à des fins d’audit et de conformité.

7. Communication des renseignements personnels

Nous ne vendons, ne louons ni n’échangeons vos renseignements personnels. Nous pouvons communiquer vos renseignements personnels uniquement dans les circonstances suivantes :

• Aux organismes gouvernementaux (ARC, Revenu Québec) tel que requis pour la prestation de nos services et tel qu’autorisé par vous
• À des collaborateurs professionnels (avocats, conseillers financiers, banquiers) avec votre consentement exprès, aux fins de la prestation de services
• À des fournisseurs de services et sous-traitants qui nous aident à fournir nos services (p. ex., soutien informatique, plateformes de messagerie), sous des obligations contractuelles strictes de confidentialité
• Tel que requis par la loi, la réglementation, une ordonnance judiciaire ou tout autre processus juridique
• À notre ordre professionnel (CPA Québec) tel que requis par les normes professionnelles

Nous ne partagerons, ne vendrons ni n’achèterons jamais de prospects ou de renseignements personnels à des fins de marketing ou de promotion avec tout tiers ou affilié.

8. Conservation et destruction des renseignements

Nous conservons vos renseignements personnels uniquement aussi longtemps que nécessaire pour atteindre les fins pour lesquelles ils ont été recueillis, ou tel que requis par les lois applicables et les normes professionnelles. Plus précisément :

• Dossiers fiscaux et pièces justificatives : Au minimum six (6) ans à compter de la fin de la dernière année d’imposition à laquelle ils se rapportent, tel que requis par la Loi de l’impôt sur le revenu et la Loi sur les impôts (Québec)
• États financiers et dossiers de travail : Au minimum six (6) ans, ou tel que requis par les normes professionnelles CPA
• Correspondance avec les clients et dossiers généraux : Trois (3) ans après la fin de la relation client, sauf si une période plus longue est requise par la loi
• Enregistrements de consentement SMS : Pour la durée de la relation de messagerie et pendant une période raisonnable par la suite

Lorsque les renseignements personnels ne sont plus requis, nous les détruisons de manière sécurisée ou les anonymisons conformément à notre politique interne de conservation et de destruction des données. Les documents physiques sont déchiquetés et les dossiers électroniques sont supprimés de façon permanente à l’aide de méthodes sécurisées.

9. Mesures de sécurité

Nous mettons en œuvre des mesures de sécurité techniques, physiques et organisationnelles raisonnables pour protéger vos renseignements personnels contre tout accès, divulgation, modification, perte ou destruction non autorisés. Ces mesures comprennent :

• Des systèmes sécurisés protégés par mot de passe et un stockage électronique chiffré
• Des mesures de sécurité physiques pour les documents papier (classeurs verrouillés, zones à accès restreint)
• La formation des employés sur les obligations en matière de protection de la vie privée et de confidentialité
• Des ententes de confidentialité avec les employés et les fournisseurs de services
• La révision et la mise à jour régulières des pratiques de sécurité
• La destruction sécurisée des renseignements personnels lorsqu’ils ne sont plus nécessaires

10. Notification en cas d’incident de confidentialité

En cas d’incident de confidentialité (atteinte à la protection des renseignements personnels) impliquant vos renseignements personnels et présentant un risque de préjudice sérieux, nous allons :

• Prendre des mesures raisonnables pour réduire le risque de préjudice et prévenir de futurs incidents
• Aviser promptement la Commission d’accès à l’information du Québec (CAI)
• Vous aviser dès que possible, en vous informant de la nature de l’incident, des renseignements concernés, des mesures prises et de la façon de nous contacter pour obtenir de plus amples informations

Nous tenons un registre interne de tous les incidents de confidentialité, tel que requis par la Loi 25.

11. Vos droits

En vertu des lois applicables en matière de protection de la vie privée, notamment la Loi 25 du Québec et la LPRPDE, vous disposez des droits suivants :

11.1 Droit d’accès

Vous avez le droit de demander l’accès aux renseignements personnels que nous détenons à votre sujet.

11.2 Droit de rectification

Vous avez le droit de demander la correction de tout renseignement personnel inexact ou incomplet que nous détenons à votre sujet.

11.3 Droit à l’effacement (droit à l’oubli)

Vous avez le droit de demander la suppression de vos renseignements personnels ou que nous cessions de les diffuser, sous réserve des exigences légales et professionnelles en matière de conservation.

11.4 Droit à la désindexation

Vous pouvez demander que tout hyperlien attaché à votre nom donnant accès à vos renseignements personnels soit désindexé, lorsque la diffusion de ces renseignements contrevient à la loi ou à une ordonnance du tribunal.

11.5 Droit à la portabilité des données

Vous avez le droit de demander que vos renseignements personnels vous soient fournis dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, ou qu’ils soient transférés à une autre organisation, dans la mesure où cela est techniquement possible.

11.6 Droit de retirer votre consentement

Vous pouvez retirer votre consentement à la collecte, l’utilisation ou la communication de vos renseignements personnels à tout moment, sous réserve de restrictions légales ou contractuelles.

11.7 Droit de s’opposer à la prise de décision automatisée

Si nous utilisons une technologie qui prend des décisions vous concernant uniquement sur la base d’un traitement automatisé, vous avez le droit d’être informé, d’obtenir des informations sur les raisons et les facteurs à l’origine de la décision, et de faire réviser la décision par un être humain.

Pour exercer l’un de ces droits, veuillez communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels en utilisant les coordonnées fournies à la section 2 de la présente politique. Nous répondrons à votre demande dans un délai de trente (30) jours suivant sa réception. Si nous sommes dans l’impossibilité de respecter ce délai, nous vous informerons du motif du délai supplémentaire et du temps requis.

12. Témoins (cookies) et technologies de suivi

Notre site Web peut utiliser des témoins (cookies) et des technologies de suivi similaires pour améliorer votre expérience de navigation et analyser le trafic sur notre site. Conformément à la Loi 25 du Québec, nous obtiendrons votre consentement explicite avant de déployer toute technologie de suivi recueillant des renseignements personnels, sauf si cette technologie est nécessaire au bon fonctionnement du site Web.

Vous pouvez gérer vos préférences en matière de témoins via les paramètres de votre navigateur. La désactivation des témoins pourrait affecter le fonctionnement de certaines fonctionnalités de notre site Web.

13. Transferts de renseignements hors du Québec

Certains de nos fournisseurs de services peuvent traiter des renseignements personnels à l’extérieur de la province de Québec ou à l’extérieur du Canada. Avant tout transfert de renseignements personnels hors du Québec, nous effectuons une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) afin de nous assurer que les renseignements personnels bénéficieront d’un niveau de protection équivalent à celui accordé en vertu de la loi québécoise. Nous veillons à ce que des garanties contractuelles soient en place pour protéger vos renseignements dans le cadre de tout transfert.

14. Protection de la vie privée des enfants

Nos services ne s’adressent pas aux personnes de moins de 14 ans. Nous ne recueillons pas sciemment de renseignements personnels auprès d’enfants de moins de 14 ans sans le consentement d’un parent ou d’un tuteur. Dans le cas des mineurs âgés de 14 à 17 ans, nous exigeons le consentement du mineur lui-même, tel que le permet la loi québécoise.

15. Plaintes

Si vous avez une plainte concernant la façon dont nous traitons vos renseignements personnels, veuillez communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels. Nous examinerons votre plainte et y répondrons dans un délai de trente (30) jours.

Si vous n’êtes pas satisfait de notre réponse, vous pouvez déposer une plainte auprès de la Commission d’accès à l’information du Québec (CAI) :

Vous pouvez également déposer une plainte auprès du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada :

16. Modifications à la présente politique

Nous pouvons mettre à jour la présente Politique de confidentialité de temps à autre afin de refléter les changements apportés à nos pratiques ou aux lois applicables. Toute modification sera publiée sur notre site Web avec une date d’entrée en vigueur révisée. Nous vous encourageons à consulter cette politique périodiquement. Lorsque des modifications importantes sont apportées, nous ferons des efforts raisonnables pour vous en aviser.

17. Nous joindre

Si vous avez des questions concernant la présente Politique de confidentialité, souhaitez exercer vos droits ou avez une préoccupation quant à la façon dont vos renseignements personnels sont traités, veuillez nous contacter :